Umowa zlecenie to jedna z najpopularniejszych form zatrudnienia. Istotnym elementem procesu rozliczeń pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą jest rachunek. Co powinien zawierać wzór rachunku do umowy zlecenia?
Choć wystawianie rachunku do umowy zlecenia nie jest obowiązkowe, przedsiębiorcy traktują go jako podstawę do rozliczeń. Warto więc wiedzieć – kto powinien wystawić rachunek i jakie dane musi zawierać?
Kto powinien wystawić rachunek do umowy zlecenia?
Wystawienie rachunku do umowy zlecenia to kwestia, którą obie strony powinny ustalić między sobą. Prawo nie łączy bowiem wypłaty wynagrodzenia zleceniobiorcy z koniecznością wystawienia rachunku. Oznacza to, że rachunek nie jest konieczny, aby otrzymać wynagrodzenie za wykonaną pracę. Bardzo często wynagrodzenie wypłacane jest bez wystawienia rachunku, przedsiębiorca może bowiem uwzględnić wynagrodzenie zleceniobiorcy w ramach listy płac.
Decyzja o tym, kto powinien wystawić rachunek do umowy zlecenia, zależy od ustaleń pomiędzy stronami. Wszystko dlatego, że w umowie zlecenia to zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca mogą wystawić rachunek. Może się zdarzyć, że przedsiębiorca, reprezentując zleceniobiorcę, zajmuje się wystawieniem rachunku i przekazuje go zleceniobiorcy do zatwierdzenia. Również osoba wykonująca zlecenie może się zająć tym zadaniem, jednak może to zrobić dopiero na żądanie zleceniodawcy.
Warto pamiętać, że choć wystawienie rachunku nie jest obowiązkowe, ma on istotne znaczenie dla dokumentacji finansowej i podatkowej. Rachunek do umowy zlecenia wystawiany przez jedną ze stron powinien mieć formę papierową, jednak może zostać przesłany również w formie elektronicznej. Jest to możliwe, ponieważ podpisy stron umowy cywilnoprawnej na rachunkach nie są wymagane. Mogą jednak być przydatne w celach dowodowych.
Wzór rachunku do umowy zlecenia – jakie dane powinny znaleźć się na rachunku?
Obecnie wystawienie rachunku nie stanowi problemu, ponieważ wzór rachunku do umowy zlecenia bez problemu znajdziemy w internecie. Wystarczy tylko wpisać odpowiednie dane. Co powinno się znaleźć na rachunku do umowy zlecenia?
- Numer i data zawarcia umowy zlecenia.
- Dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy.
- Opis przedmiotu zlecenia.
- Wynagrodzenie brutto i netto – należy uwzględnić kwotę brutto wynagrodzenia (przed odliczeniem składek i podatku) oraz kwotę netto (po odliczeniu składek i podatku).
- Informacje o zaliczce na podatek dochodowy – jeśli zleceniobiorca złożył wniosek o niepobieranie zaliczki na zryczałtowany podatek dochodowy, informacja ta powinna znaleźć się na rachunku. Jeśli zaliczka jest pobierana, należy podać jej wysokość oraz podstawę opodatkowania.
- Informacje o składkach finansowanych przez pracodawcę – rachunek musi zawierać informacje o tym, jakim składkom podlega zleceniobiorca, czyli jaki jest obowiązek ubezpieczeniowy z tytułu umowy zlecenia. Należy więc zawrzeć informacje o składkach ZUS (społecznych i zdrowotnych), które są potrącane przez zleceniodawcę z wynagrodzenia zleceniobiorcy. Składki te można podać jako sumę lub oddzielnie (chorobowe, emerytalne, rentowe i wypadkowe).
- Informacje na temat kosztów uzyskania przychodu.
- Oświadczenie zleceniobiorcy o wypłacie wynagrodzenia w gotówce – jeśli wynagrodzenie jest przekazywane na konto bankowe, numer rachunku może być wskazany w umowie zlecenie.
- Informacje o uczestnictwie w PPK – jeśli zleceniobiorca uczestniczy w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK), rachunek powinien zawierać stawki wpłat podstawowych i dodatkowych.
- Ilość godzin przeznaczonych na realizację zlecenia – jeśli nie zostało to ustalone w umowie, zleceniodawca powinien podsumować liczbę przepracowanych godzin i poinformować o tym zleceniodawcę przed wystawieniem rachunku.
Wszystkie te informacje mają na celu zapewnienie przejrzystości procesu rozliczeń pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą oraz spełnienie wymogów podatkowych i prawnych.