Chciałbyś założyć działalność gospodarczą i zastanawiasz się jaka lokalizacja dla Twojej firmy będzie przyciągać klientów? Rozwiązaniem może być wirtualny adres siedziby firmy, inaczej mówiąc założenie firmy w miejscu zamieszkania, ale z siedzibą firmy w innym mieście, na przykład w Warszawie. W przypadku, kiedy będziemy posiadali wirtualny adres firmy w Warszawie to dla klientów może mieć to znaczenie jako coś prestiżowego i godnego uwagi. To może przyciągnąć klientów, a także dodać firmie prestiżu. Aby uzyskać taki adres, inny niż adres twojego miejsca zamieszkania wystarczy wynająć wirtualne biuro. Jest to inwestycja w rozwój i dobrą markę Twojej firmy. Takie rozwiązanie jest niedrogie, a może otworzyć ci wiele możliwości rozwoju.
Przeczytaj nasz artykuł, a dowiesz się:
- czym są wirtualne biura i dla kogo będą dobrą opcją?
- dlaczego wirtualny adres rejestracji firmy może pomóc naszemu biznesowi?
- cennik wirtualnego biura – na coś zwracać uwagę?
- jak wyglądają pakiety oferowane przez wirtualne biura w Warszawie i innych miastach?
Czym jest wirtualne biuro? Usługi wirtualnego biura to przede wszystkim udostępniony adres siedziby firmy, miejsca wykonywania działalności gospodarczej, który możemy wpisać do KRS oraz podać do Urzędu Skarbowego. Jeśli wybierzemy adres wirtualnego biura, którego siedzibą jest Śródmieście Warszawy to z pewnością dodamy naszej firmy prestiżu i powagi. Tymczasem miejsce produkcji towarów, fabryka lub magazyn może znajdować się zupełnie gdzie indziej. Tak samo my możemy mieć swoje własne biuro we własnym domu, a wirtualne biuro będzie z powodzeniem pełniło rolę głównego adresu czy też miejsca, gdzie będziemy przyjmować klientów, Urząd Skarbowy i innych urzędników.
Wirtualne biuro – dlaczego warto je wynająć?
Wspomnieliśmy już o prestiżu lokalizacji oraz o tym, że Warszawa jest miejscem godnym uwagi dla przedsiębiorców chcących się rozwijać. Biznesowy adres do rejestracji firmy w Warszawie może nam ułatwić nawiązywanie nowych kontaktów handlowych. Oferta wirtualnego biura nie opiera się bowiem jedynie na samym wirtualnym adresie. W ramach abonamentu i cennika wirtualnego biura możemy także otrzymać możliwość korzystania z sali konferencyjnej przez określoną ilość godzin w miesiącu, a także będzie nam ono udostępniane, kiedy tylko będziemy potrzebowali, np. na kontrole skarbowe lub spotkania z potencjalnymi kontrahentami. Dodatkowo, posiadając adres wirtualnego biura, możemy zamówić pełną obsługę korespondencji przychodzącej – otrzymywać całą korespondencję urzędową na ten właśnie adres, a pracownicy przebywający w wirtualnym biurze będą przesyłali nam skany dokumentów urzędowych jakie przyjdą na ten adres. To także bardzo dobre rozwiązanie, jeśli ktoś chce mieć adres warszawski, a działać w innym regionie kraju. Pracownicy wirtualnego biura mogą również obsługiwać nas adres mailowy i przekierowywać połączenia telefoniczne na nasz prywaty telefon. Przy pełnym outsourcingu obsługi biurowej w wirtualnym biurze zyskamy dużo czasu na prowadzenie naszego biznesu.
Ile kosztuje wynajem wirtualnego biura i na co zwracać uwagę wynajmując wirtualny adres rejestracji firmy?
Cennik na wirtualne biura może być bardzo zróżnicowany. Wynajem wirtualnego biura może mieć różny koszt w zależności od lokalizacji i oferowanych usług. Z pewnością jest on o wiele niższy od wynajmowania tradycyjnego biura, nawet na obrzeżach Warszawy czy mniejszym mieście. Odpadają nam również koszty utrzymania biura oraz jego wyposażenia. Nie musimy także płacić za wynagrodzenie pracowników pracujących w naszym biurze. Takie wirtualne biuro z możliwością wynajmu sali konferencyjnej czy miejsca spotkań na określony czas idealnie wpasowuje się w potrzeby osoby, która nie chce generować zbyt dużych kosztów działalności we własnej firmie. Dodatkowo w ramach pakietu wirtualnego biura może być obsługiwana nasza poczta firmowa, a dokumenty będą nam przesyłane mailem wraz z powiadomieniami sms. W ramach pakietu wynajmu wirtualnego biura możemy otrzymać także dostęp do sali konferencyjnej czy pomoc księgowego lub prawnika. Wszystko zależy od pakietu wirtualnego biura jaki wybierzemy.
Ile kosztuje wirtualne biuro? Pakiet podstawowy, obejmujący adres twojej firmy z obsługą poczty służbowej może kosztować nas jedynie kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Nieco wyższy pakiet, obejmujący większy zakres działalności wirtualnego biura, będzie kosztował nas niewiele więcej. Jak się okazuje, koszty działalności wirtualnego biura są nieporównywalnie bardziej atrakcyjne niż wynajem tradycyjnej siedziby, a jednocześnie nie zamykamy się na dopływ klientów oraz możliwości spotkań w siedzibie firmy. Dodatkowo firma oferująca nam wirtualny adres może oferować nam specjalne szkolenia, do których w ramach abonamentu nie będziemy musieli dopłacać lub zyskać do nich dostęp za niewielką opłatą. To także korzyść dla nas jako przedsiębiorców, jeżeli chcemy regularnie poszerzać naszą wiedzę.
O czym jeszcze warto wiedzieć wynajmując wirtualne biura?
Wynajmując wirtualny adres siedziby firmy warto pamiętać, że możemy wpisać go w dokumentach urzędowych, przyjmować na ten adres nasze dokumenty firmowe, spotykać się z klientami we wskazanych godzinach. W ramach podpisywania umowy o działalności wirtualnego biura możemy podpisać umowę najmu lokalu, którego adres będzie naszą siedzibą firmę bądź umowę opiewającą na podnajem. Ta pierwsza opcja jest dużo lepsza dla nas, ponieważ możemy to zrobić bez pośredników, a także na czas nieokreślony i będziemy mieć pewność, że ten adres będzie dostępny jedynie dla nas, co nie będzie nam żaden sposób komplikowało sytuacji. Dodatkowo możemy dostać opiekę księgowego oraz prawnika, a wirtualne biuro wraz z miejscem spotkań będzie nam udostępniany np. na wypadek kontroli skarbowych.
Warto również sprawdzić w umowie z wirtualnym biurem na jaki czas ją podpisujemy oraz jaki zawiera okres wypowiedzenia. Dobrze, jeśli ten okres wypowiedzenia jest krótki. Jeżeli coś nam się nie spodoba, to wtedy szybko możemy zmienić adres wirtualnego biura. Warto jest też podpisać umowę ze swoim wirtualnym biurem na dłuższy czas, ponieważ jeśli będzie to czas krótszy niż rok będziemy mieli dużo formalności do wykonania przy kolejnej zmianie adresu siedziby firmy w KRS, w Urzędzie Skarbowym czy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz w innych miejscach, do których jesteśmy z zobowiązani zgłosić adres siedziby firmy. Jeśli jeszcze wahacie się czy wynająć wirtualne biuro w centrum Warszawy to pamiętajcie, że dobry adres siedziby firmy to prestiż, możliwości rozwoju, a także korzyści z tego, że w trakcie cyklicznych wizyt w Warszawie w siedzibie naszej firmy będziecie mogli lepiej i szybciej nawiązywać kontakty handlowe.